KSeF od 1 stycznia 2027 roku – koniec faktur uproszczonych i kolejne zmiany dla przedsiębiorców

Od 1 stycznia 2027 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy nie będzie już mógł zastępować faktury, nawet jeżeli wartość zakupu nie przekroczy 450 zł. Wraz z upływem 2026 roku, zakończy się również okres przejściowy pozwalający na wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych poza KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w systemie obejmie także najmniejszych przedsiębiorców, którzy w 2026 roku korzystają jeszcze z czasowego wyłączenia z uwagi na obrót.

KSeF od 1 stycznia 2027 roku – koniec faktur uproszczonych i kolejne zmiany dla przedsiębiorców: co warto wiedzieć już teraz ?

Paragon z NIP nie będzie już fakturą uproszczoną

Do 31 grudnia 2026 roku paragon fiskalny zawierający numer NIP nabywcy, wystawiony na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro, może być uznawany za fakturę uproszczoną. Dokument taki stanowi fakturę uproszczoną i może być podstawą do rozliczenia zakupu firmowego.

Od 1 stycznia 2027 roku paragony z NIP nie będą już uznawane za faktury uproszczone, niezależnie od kwoty.

Przedsiębiorca, który będzie potrzebował faktury dokumentującej zakup firmowy, powinien zadbać o jej wystawienie w KSeF przez sprzedawcę.

Przykładowo, zakup paliwa za 200 zł na potrzeby działalności gospodarczej nie będzie mógł zostać udokumentowany wyłącznie paragonem z NIP nabywcy. Niezbędna będzie faktura wystawiona przez sprzedawcę, co do zasady w KSeF.

Koniec faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych

Do końca 2026 roku przepisy przejściowe pozwalają na wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących, bez obowiązku przesyłania ich do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 roku możliwość ta zostanie zniesiona w odniesieniu do faktur objętych obowiązkowym KSeF. Faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz przedsiębiorców będą zatem co do zasady wystawiane w systemie KSeF.

Nie oznacza to likwidacji kas fiskalnych ani paragonów. Sprzedawcy nadal będą ewidencjonowali sprzedaż na kasach rejestrujących. Zmieni się natomiast sposób wystawiania faktur do takiej sprzedaży.

KSeF również dla najmniejszych przedsiębiorców

W 2026 roku przedsiębiorcy, których miesięczny obrót udokumentowany fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10.000 zł brutto, mogą korzystać z czasowego wyłączenia z obowiązku wystawiania tych faktur w systemie.

Limit 10.000 zł dotyczy wartości sprzedaży udokumentowanej w danym miesiącu fakturami podlegającymi obowiązkowemu KSeF, a nie całkowitego obrotu przedsiębiorcy.

Od 1 stycznia 2027 roku również przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza tego limitu, będą zobowiązani do wysyłania faktur do KSeF.

Te same zasady obowiązują i będą obowiązywały podatników zwolnionych z VAT. Zwolnienie z podatku VAT nie jest bowiem równoznaczne ze zwolnieniem z obowiązku korzystania z KSeF.

Faktury dla osób prywatnych – bez obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obecnie nie obejmuje sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych dokonujących zakupów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Zasada ta pozostanie aktualna również od 1 stycznia 2027 roku.

Sprzedawca będzie mógł nadal wystawić osobie prywatnej fakturę papierową lub elektroniczną, np. w formacie PDF. Wysłanie takiej faktury do KSeF pozostanie dobrowolne po 31.12.2026 roku.

Decydujące znaczenie ma zatem to, czy nabywca dokonuje zakupu prywatnie, czy na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Numer KSeF przy płatnościach za faktury

Od 1 stycznia 2027 roku zmienią się również zasady identyfikowania niektórych płatności za faktury.

Czynni podatnicy VAT dokonujący przelewów na rzecz innych czynnych podatników VAT będą zobowiązani do podawania numeru KSeF opłacanej faktury. W przypadku przelewów obejmujących kilka faktur możliwe będzie posługiwanie się identyfikatorem zbiorczym.

Obowiązek wskazywania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego obejmie także płatności dokonywane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

W praktyce oznacza to konieczność powiązania płatności z konkretną fakturą zarejestrowaną w KSeF. W przypadku zbiorczego regulowania zobowiązań konieczne będzie odpowiednie identyfikowanie faktur objętych przelewem.

Przygotowanie do zmian

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż przy użyciu kas fiskalnych powinni ustalić z dostawcą oprogramowania, w jaki sposób od 1 stycznia 2027 roku będą wystawiane faktury do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie i w jaki sposób będą mogły być wysyłane do KSeF. Dotyczy to szczególnie sklepów, stacji paliw i punktów usługowych, w których często wystawiane są paragony z NIP.

Przedsiębiorcy korzystający obecnie z wyłączenia z KSeF ze względu na miesięczną wartość sprzedaży fakturowanej nieprzekraczającą 10.000 zł brutto powinni natomiast zapewnić sobie dostęp do systemu oraz możliwość wystawiania w nim faktur przed końcem 2026 roku.

W zakresie obowiązkowego podawania numeru KSeF przy dokonywaniu płatności: o ile w przypadku dokonywania płatności 1:1, czyli 1 faktura = 1 płatność zmiana sprowadzi się wyłącznie do dodania kolejnego identyfikatora i podania wartości 1 dodatkowego pola w systemie bankowym (numer KSef), o tyle warto zainteresować się płatnościami zbiorczymi, gdyż identyfikator zbiorczy generowany będzie bezpośrednio przez rządowy system KSeF: warto sprawdzić możliwości użytkowanego komercyjnego oprogramowania, czy ten sposób będzie po 01.01.2027 roku obsługiwany.

ASCS-Consulting | Biuro Rachunkowe Poznań