Przedsiębiorcy często posiadają środki trwałe, które wykorzystywane są przez nich w prowadzonych działalnościach gospodarczych. Według ustawy o PIT oraz CIT środki trwałe stanowią własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
maszyny, urządzenia i środki transportu,
inne przedmioty.
Następnie z różnych powodów dokonuje się napraw lub trwałych zmian w posiadanych środkach trwałych. Wówczas powstaje pytanie czy podatnik zrobił remont środka trwałego czy dokonał jego ulepszenia. Właściwe rozpoznanie danych kosztów jest istotne głównie z uwagi na rozliczenia podatkowe. Bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów – i to bez limitu - mogą trafić wydatki poniesione na bieżący remont składnika majątku, natomiast ulepszenie – przy łącznych nakładach powyżej 10 tys zł - może zostać rozliczone tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.
Remont (= koszty w dacie poniesienia, bez limitu)
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają pojęcia remontu, w związku z czym stosuje się definicję zawartą w art. 3 pkt 8 Prawa budowlanego. Według niej remont jest wykonywaniem w istniejącym obiekcie robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego nie zmieniając początkowego charakteru środka trwałego. Remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości środka trwałego i jest rodzajem naprawy lub wymiany zużytych elementów. Następuje on w wyniku eksploatacji środka trwałego przez przedsiębiorcę i jest wynikiem zużycia. Wykorzystywane materiały przy remoncie powinny odpowiadać aktualnym standardom technologicznym, a także dorównać zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej i postępowi technicznemu.
Wyjątkiem jest remont przed oddaniem środka trwałego do użytkowania. Zgodnie z definicją środki trwałe powinny być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do użytkowania. Obowiązek przeprowadzenia remontu oznacza, że środek trwały (budynek, lokal, urządzenie) nie są jeszcze zdatne do użytku. W związku z czym poniesione koszty powinny powiększać wartość początkową, a więc podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych.
Ulepszenie (= koszty poprzez długoletnie odpisy amortyzacyjne, po przekroczeniu progu wartości)
Według art. 22g ust. 17 ustawy o PIT (przepisy odnoszące się do CIT są analogiczne) ulepszenie środków trwałych następuje w przypadku wystąpienia jednoczenie trzech poniższych przesłanek:
nastąpiła przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja,
suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł (u płatnika VAT jest to wartość netto, dla firmy zwolnionej z VAT /brutto/),
poniesione wydatki powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Podsumowanie
Definicje remontu i ulepszenia są do siebie zbliżone przez co niejednokrotnie może pojawić się problem z rozpoznaniem poszczególnych kosztów. Warto jednak zwrócić uwagę, że nie można doprowadzić do sztucznego dzielenia wydatków, ponieważ może to zostać zakwestionowane przez organy podatkowe. Trzeba również pamiętać, że koszty związane z remontem nie posiadają limitów i są one ujmowane jednorazowo w kosztach uzyskania przychodu. W przeciwieństwie do kosztów związanych z ulepszeniem: przekraczając limit 10 000 zł w skali roku podatnik zobowiązany jest ująć koszty poprzez odpisy amortyzacyjne. Natomiast w przypadku gdy nie zostanie przekroczony limit 10 000 zł w skali roku, nakłady na ulepszenie nie muszą być amortyzowane, tylko mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu w dacie poniesienia. Warto zaznaczyć, że w przypadku gdy wydatek rozpatrzony jako remont zostanie zakwestionowany przez fiskusa i uznany za ulepszenie doprowadzi to do zaniżenia dochodu opodatkowania w danym okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że podatnik będzie zobowiązany dopłacić podatek wraz z odsetkami za zwłokę. W związku z czym trzeba zwrócić szczególną uwagę na kwalifikację wydatków tej kategorii. Ponadto należy pamiętać, że w dwuznacznych sytuacjach, zaleca się o wystąpienie do organów skarbowych z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej.