Zmiana składu zarządu a obowiązek aktualizacji danych w KRS

Zarząd posiadają przede wszystkim spółki kapitałowe, do których należą spółki z o.o. oraz spółki akcyjne. Zmiany w zarządzie zdarzają się często i są całkowicie naturalnym elementem funkcjonowania firmy. Powołanie bądź odwołanie członka zarządu, rezygnacja z pełnienia funkcji, a także śmierć jednego z członków niesie za sobą konsekwencje aktualizacji wpisu. Wydaje się to jasne, lecz często w praktyce wielu przedsiębiorców o tym zapomina. Warto mieć jednak świadomość, że brak zgłoszenia zmian może pociągać za sobą poważne skutki.

Zmiana składu zarządu a obowiązek aktualizacji danych w KRS: wszystkie podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego od dnia 01.07.2021 roku mają możliwość składania wniosków w formie elektronicznej. Zmian można dokonywać za pośrednictwem systemu S24 jeżeli w ten sposób założona została spółka lub poprzez udostępniony przez Ministerstwo Portal Rejestrów Sądowych. Korzystanie z portalu jest możliwe po wcześniejszym założeniu konta, do którego wymagany jest profil zaufany, podpis osobisty (e-dowód) lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Jak wskazuje art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Wniosek powinien być poszerzony o odpowiednie dokumenty wskazujące na wystąpienie zmiany.

Wśród załączników uzupełniających wpis mogą się znaleźć:

• uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu lub odwołaniu członka,

• protokół z zebrania wspólników,

• lista obecności zebrania,

• oświadczenie o zgodzie na powołanie członka zarządu,

• adres do doręczeń nowego członka zarządu,

• oświadczenie o rezygnacji,

• potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej,

• potwierdzenie uiszczenia opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Opłaty za zarejestrowanie zmian różnią się w zależności od systemu, w którym są zgłaszane. Przyjmowane są za pomocą rządowego systemu e-Płatności (Sądowe ePłatności - Sądowe opłaty online). Płatności dokonać można za pomocą przelewu z konta bankowego, płatności BLIK, płatności kartą debetową lub kredytową.

	Portal Rejestrów Sądowych	System S24
opłata sądowa za wpis	250 zł	200 zł
opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym	100 zł	100 zł

 Wniosek przygotować może każda osoba mająca dostęp do portalu, jednak podpisać go może wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji spółki lub pełnomocnik powołany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że art. 17 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym mówi o zasadzie domniemania prawdziwości danych ujawnionych w KRS. Oznacza to, że uznaje się je za zgodne z rzeczywistością – zarówno biorąc pod uwagę stan faktyczny, jak i prawny. W praktyce oznacza to, że osoby trzecie mogą w pełni ufać informacjom znajdującym się w systemie KRS. Domniemanie to dotyczy wszystkich informacji widocznych we wpisie. Głównym celem tego przepisu jest ochrona osób trzecich czerpiących wiedzę o danej spółce poprzez Krajowy Rejestr Sądowy.

Podsumowując, regularna aktualizacja danych w systemie KRS jest nie tylko obowiązkiem ale również elementem budowania wiarygodności spółki wobec kontrahentów i instytucji publicznych. Niedopełnienie formalności może prowadzić do sankcji, a nawet utrudnić funkcjonowanie spółki w obrocie prawnym.

Bibliografia

1. Portal Rejestrów Sądowych - https://prs.ms.gov.pl/

2. Krajowy Rejestr Sądowy. - Dz.U.2025.869 t.j. - OpenLEX - https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/krajowy-rejestr-sadowy-16798899

3. Zmiana danych w KRS - https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou306

4. Jak dokonać zmiany zarządu w spółce z o.o. w KRS? - https://jarzpartner.pl/jak-zmienic-zarzad-w-spolce-z-ograniczona-odpowiedzialnoscia/#:~:text=Do%20wniosku%20nale%C5%BCy%20do%C5%82%C4%85czy%C4%87%20dokumenty,za%20po%C5%9Brednictwem%20Portalu%20Rejestr%C3%B3w%20S%C4%85dowych.