Metoda podzielonej płatności (split payment) - przypominany - obowiązuje od 1 listopada 2019 roku i ma zastosowanie, jeśli łącznie spełnione są 3 warunki:
1) transakcja odbywa się pomiędzy podatnikami (B2B)
2) towar lub usługa zawarte są w załączniku nr 15 do ustawy o VAT
3) wartość brutto pojedynczej faktury (z VAT) > 15 tys zł
Szczegółowo pisaliśmy o tym tutaj [---> link], niemniej zwracamy uwagę na trzeci warunek, że chodzi o jedną (pojedynczą) FAKTURĘ.
Równolegle obowiązują dwa inne przepisy, a właściwie restrykcje, dotyczące:
1) tzw „białej listy”, oznaczającej konieczność płatności na rachunek z wykazu podatników VAT jeśli spełnione są łącznie 2 warunki:
a. transakcja odbywa się pomiędzy podmiotami (B2B)
b. wartość jednolitej gospodarczo transakcji brutto (z VAT) > 15 tys zł
Jedną z sankcji zapłaty na rachunek bankowy spoza wykazu podatników (spoza „białej listy”) w przypadku spełnienia ww warunków, jest brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Szerzej pisaliśmy o tym tutaj [---> link]
oraz
2) płatności gotówkowych. Zapłata gotówką, choćby części jednolitej gospodarczo transakcji > 15 tys zł oznacza brak możliwości zaliczenia takiej płatności do kosztów podatkowych. Przykładowo zapłata zaliczki za zakup samochodu w wysokości np. 1000 zł (jeśli cena auta > 15 tys zł), lub zapłata raty leasingowej np. 700 zł (jeśli suma wszystkich opłat wynikających z umowy > 15 tys zł) wyłącza możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych.
Zwracamy uwagę, że - w odróżnieniu od metody podzielonej płatności (split payment) - limity „białej listy” i płatności gotówkowych, nie odnoszą się do pojedynczej faktury, tylko jednolitej gospodarczo transakcji.
Czym jest jednolita gospodarczo transakcja ? Jak liczyć wartość zawartej umowy ?
Minister Finansów zmienił interpretację przepisów w sprawie ustalania jednorazowej wartości transakcji przekraczającej 15.000 zł. Ustalenie tej wartości jest kluczowe dla wszystkich przedsiębiorców dokonujących tego rodzaju transakcji. Za opłacenie ich gotówką, zapłatę na rachunek nieznajdujący się na białej liście lub z pominięciem zastosowania obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności podatnicy tracą prawo do kosztów podatkowych, a nawet mogą odpowiadać za VAT niezapłacony przez kontrahenta. Należy przestrzec, że zmiana interpretacji MF w tej sprawie jest niekorzystna dla przedsiębiorców.
Termin „jednorazowa wartość transakcji” występuje w przepisach ustawy - Prawo przedsiębiorców (art. 19) od początku jej obowiązywania, czyli od 2018 r. Wcześniej tym samym terminem posługiwała się ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Zmieniła się jednak interpretacja dotycząca tego, jak należy ustalać tę wartość. Pierwotnie stanowisko MF było znacznie bardziej korzystne dla przedsiębiorców. Wynikało z niego, że jednorazową wartość transakcji należy zawsze odnosić do okresów rozliczeniowych, w których płatne jest wynagrodzenie, np. czynsz. Jeśli zatem przyjęto, że miesięczny czynsz wynosi 10.000 zł, to można go było regulować gotówką.
Obecnie MF przyjmuje, że przez jednorazową wartość transakcji należy rozumieć:
(...) ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź stanowiącej sumę płatności wynikających z zawartej umowy.
Zatem, według MF, jednorazowa wartość transakcji dotyczy wartości umowy, a nie poszczególnych kwot płatnych kontrahentowi.
Oznacza to, że:
jeżeli umowa została zawarta na czas określony, należy zsumować kwoty przysługujących na jej podstawie należności. Jeżeli ich suma przekracza 15 000 zł, to od pierwszej płatności zapłata powinna być dokonana bezgotówkowo i, co do zasady, na rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT;
Przykład: umowa leasingu - choć wartość jednej faktury wynosi zwykle około 1-2 tys zł, suma całej umowy prawie zawsze > 15 tys zł. Wartość zamówienia, realizowanego i fakturowanego etapami, choć wartość każdego z etapów może = kilka tys zł, wartość całego kontraktu > 15 tys zł.
jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony i nie można określić jej łącznej wartości, to istotne jest ustalenie, czy limit 15 000 zł płatności zostanie przekroczony do upływu najkrótszego możliwego terminu obowiązywania umowy (czyli do terminu jej ewentualnego wypowiedzenia). Jeśli odpowiedź okaże się twierdząca, to już pierwsza płatność powinna być rozliczana bezgotówkowo i trafić na rachunek znajdujący się na białej liście;
Przykład: przedsiębiorca świadczy usługi dla firmy, na podstawie stałej umowy. Wartość miesięcznej faktury brutto to 6.150 zł. Okres wypowiedzenia = 3 miesiące. Zatem 3 x 6.150 zł przekracza ustawowy limit 15 tys zł, a zatem nawet jedna faktura na 6.150 zł (choć nie przekracza 15 tys zł) musi być zapłacona przelewem, i w dodatku na rachunek firmowy widoczny na białej liście (!)
jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony, a jej wartość ustalona za okres najkrótszego możliwego terminu obowiązywania umowy nie przekracza 15 000 zł, to obowiązek zapłaty bezgotówkowej (i co do zasady na rachunek ujawniony w wykazie) powstanie, gdy suma kolejnych płatności wynikających z tej umowy przekroczy 15 000 zł, poczynając od płatności, którą przekroczono kwotę 15 000 zł.
Przykład: z punktu powyżej, tylko załóżmy, że okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc. Faktura za jeden miesiąc, 6.150 zł może być zapłacona gotówką lub na rachunek spoza „białej listy” (np. prywatny ROR). Od tego momentu liczymy kolejne płatności: jeśli ich suma przekroczy 15 tys, zapłata gotówką lub na rachunek bankowy spoza białej listy nie będzie podatkowym kosztem.