Z dniem 31 lipca 2021 r. rozszerzony zostanie katalog instytucji obowiązanych w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML – Anti Money Laundering) m.in. o biura rachunkowe, które bez względu na rozmiar staną się tzw. Instytucjami obowiązanymi (każde, nawet najmniejsze 1-osobowe biuro).
Rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych zmierza to tego, aby na każdym etapie obrotu gospodarczego dostatecznie wcześnie, wskutek nałożonych na instytucje obowiązane obowiązków, wykrywać proceder prania pieniędzy, a dzięki instrumentom nadzorczym i procesowym blokować środki pochodzące z nielegalnych źródeł, umożliwiając organom podjęcie ścigania.
Biura rachunkowe traktowane będą jako instytucje obowiązane i będą musiały stosować się do przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Od 31 lipca 2021 r. przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego powinni wdrożyć procedury wynikające z przepisów.
Wdrożenie obowiązków z ustawy
Omawiana ustawa nakłada na IO, w tym na biura rachunkowe, szereg różnych obowiązków. W szczególności muszą one zidentyfikować i ocenić ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te mają być proporcjonalne do charakteru i wielkości IO. W odniesieniu do tego ryzyka i jego oceny stosują środki bezpieczeństwa finansowego. Obejmują one m.in. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości.
Działania dotyczące klientów - tych dużych i tych małych
Zasadnicza część obowiązków wynikających z Ustawy AML, dotyczy klientów (zarówno prowadzących indywidualne działalności gospodarcze, jak i podmioty) oraz podejmowanych przez nich działań. W ustawie nazywane są one środkami bezpieczeństwa finansowego i obejmują
1. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości,
2. identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
weryfikacji jego tożsamości,
ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;
3. ocenę stosunków gospodarczych i - stosownie do sytuacji - uzyskanie informacji na temat ich celu oraz zamierzonego charakteru;
4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
Ustawa AML jasno wskazuje, iż instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę. Oznacza to, iż każdy z klientów biura rachunkowego powinien zostać poddany ocenie ryzyka, która określa jego podatność na proceder prania pieniędzy. Ocena ta powinna być dokonana przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem lub dokonaniem transakcji okazjonalnej.
W kwestii oceny ryzyka ustawa wskazuje iż:
1. instytucje obowiązane dokumentują rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:
rodzaju klienta;
obszaru geograficznego;
przeznaczenia rachunku;
rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;
poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji;
celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.
Powyższy zapis ma bardzo ogólny charakter i konieczne jest zawarcie w procedurze wewnętrznej szczegółowych wytycznych opisujących model oceny ryzyka, stosowany w biurze rachunkowym.
2. Stworzenie modelu oceny ryzyka jest jednym z trudniejszych zadań. Należy ustalić skalę ryzyka, zdefiniować czynniki, które będą podlegały ocenie oraz określić harmonogram cyklicznej oceny.
Grożą kary
Obowiązków jest bardzo dużo, a ich realizacja wymaga wiedzy i czasu. Natomiast za ich niewykonanie grożą kary administracyjne. Kontrolę wykonywania przez instytucje ciążących na nich obowiązków sprawuje m.in. GIIF. Do katalogu kar należą m.in. kara pieniężna czy publikacja informacji o IO oraz o zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję na stronie internetowej MF (https://www.gov.pl/web/finanse/sankcje-administracyjne)
=====================================
Od 31 października 2021 r. IO będą musiały uwzględnić zmiany, jakie w tym dniu wejdą w życie. Są one istotne. W szczególności zaktualizować trzeba będzie wewnętrzną procedurę IO. Zmianie ulegnie bowiem art. 50 ustawy. W dokumencie tym ująć trzeba będzie zasady:
odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
Od 31 października 2021 r. przepisy wprost będą stanowiły, że wewnętrzna procedura musi być na bieżąco weryfikowana oraz w razie potrzeby aktualizowana.
Procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu firmy ASCS-Consulting znajduje się w stopce strony internetowej.