Coraz częściej w wydawanych indywidualnych interpretacjach fiskus się zgadza. Ale pod pewnymi warunkami.
Zakup i użytkowanie auta nieodzownie łączy się kosztami: finansowania zakupu lub wynajmu (w tym leasingu), ubezpieczenia i eksploatacji. Użytkując samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej, koszty te mogą obniżyć w całości lub w części podstawę opodatkowania – oczywiście w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych tj. na skali lub 19% podatku liniowym (ryczałt, jako podatek przychodowy, w ogóle jest kosztowo neutralny).
Przypomnijmy ustawową definicję kosztu uzyskania przychodu: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT, który to wymienia cały katalog kosztów negatywnych, czyli takich, które nie mogą obniżyć podstawy opodatkowania.
W odniesieniu do samochodów osobowych (a także motocykli), używanych w sposób mieszany (czyli zarówno do celów prowadzonej działalności i prywatnych) - co do zasady - koszty są limitowane, tzn. obniżają podstawę opodatkowania (gdyż nie są wymienione w katalogu włączeń art. 23) ale tylko częściowo:
Wartość nabycia (poprzez odpisy amortyzacyjne), raty leasingowe, czynsz najmu a także ubezpieczenie: do limitu 150 tys zł koszt rozpoznajemy w 100%, ponad ten limit natomiast finansowanie nie obniża już podstawy opodatkowania. Zatem zakup, leasing lub wynajem auta droższego niż 150 tys zł oznacza odliczenie proporcjonalne, jako stosunek tej kwoty do wartości auta ponad limit. Tutaj warto wspomnieć, że w przypadku aut elektrycznych (a nie hybrydowych) ten limit jest wyższy o 50% i wynosi 225 tys zł (uwaga: ten wyższy limit nie odnosi się do kosztów ubezpieczenia),
Eksploatacja natomiast daje prawo do obniżania podstawy opodatkowania – co do zasady - w 75%.
Zasadność kosztu – przesłanki ogólne
Podatnik może uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów pod warunkiem spełnienia łącznie przesłanek polegających na tym, że ów koszt został przez niego poniesiony; jest definitywny; ma związek z prowadzoną przez tego podatnika działalnością gospodarczą; został właściwie udokumentowany i nie mieści się wśród kosztów ujętych we wspomnianym wyżej art. 23 ustawy o PIT.
W przypadku używania jednego auta osobowego, powyższy warunek jest stosunkowo łatwo spełnić. Podobnie, jeśli posiadamy co prawda dwa auta, ale o różnym przeznaczeniu (np. samochód osobowy i ciężarowy, lub samochód osobowy i motocykl – o ile profil prowadzonej działalności to uzasadnia). Powyższą przesłankę również jest łatwo spełnić, jeśli przedsiębiorca co prawda posiada więcej niż jedno auto osobowe, ale zatrudnia współpracowników, którzy równocześnie z właścicielem użytkują te pojazdy.
A co w przypadku, gdy przedsiębiorca nie zatrudnia współpracowników, a chciałby – samodzielnie - użytkować dwa samochody osobowe ? Czy ich zakup (lub najem, leasing) wraz z kosztami eksploatacji może obniżać podstawę opodatkowania na ww. zasadach ? Jak może to uzasadnić ?
Na podstawie wydawanych w ostatnim czasie okazuje się, że jest to możliwe, ale pod pewnymi warunkami.
W czerwcu 2020 roku Dyrektor KIS zgodził się z podatniczką. O indywidualną interpretację na samym początku 2020 roku wystąpiła lekarka, prowadząca 1-osobową działalność gospodarczą. Wskazała, że charakter jej działalności wymaga codziennego przemieszczania się: zarówno do przychodni w których świadczyła usługi, jak i indywidualnie do pacjentów. Wskazała ponadto, że nie zatrudnia pracowników ani zleceniobiorców, a wszystkie czynności wykonuje wyłącznie samodzielnie. Podatniczka użytkuje już jedno auto w leasingu operacyjnym, jednak zwróciła się z zapytaniem, czy leasing drugiego auta mógłby być również rozliczany w jej kosztach podatkowych w prowadzonej działalności. Wskazała jednocześnie własne stanowisko w sprawie, zgodnie z którym uważała, że specyfika jej działalności wymaga posiadania dwóch samochodów. W razie awarii lub serwisowania jednego pojazdu potrzebny jest drugi. Dalej wskazała, że przepisy nie ingerują w to, jakie przedmioty są niezbędne w firmie. Decyduje o tym sam przedsiębiorca, bo on najlepiej wie, co jest mu potrzebne. Dotyczy to też samochodów. To, że działalność prowadzona jest jednoosobowo, nie oznacza, iż można wykorzystywać w niej tylko jeden pojazd.
Dyrektor KIS zgodził się, podkreślając jednak, że obowiązek wykazania związku użytkowania samochodu z działalnością gospodarczą spoczywa na przedsiębiorcy. To on bowiem osiąga korzyść polegającą na obniżeniu podstawy opodatkowania (poprzez odliczanie od przychodu kosztów jego uzyskania). Jednocześnie zaznaczył też, że wykorzystywanie przez przedsiębiorcę kilku pojazdów powinno być uzasadnione rodzajem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Zwłaszcza jej rozmiarami czy też sposobem wykonywania usług
W lipcu 2022 roku do Dyrektora KIS zwrócił się natomiast informatyk, również nie zatrudniający współpracowników. W ocenie stanu faktycznego informatyk wskazał, że posiada w prowadzonej działalności już jedno auto. Drugie auto osobowe chciałby użytkować w prowadzonej działalności z końcem roku 2022 lub od początku 2023 roku: ma to być małe, ekonomiczne auto osobowe z silnikiem hybrydowym w celu mniejszego spalania po mieście. Zadał pytanie, czy będąc osobą fizyczną prowadzącą działalność jednoosobową oraz posiadając już jedno auto w leasingu ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty leasingowe związane z leasingiem drugiego samochodu osobowego, a także związane z tym drugim autem koszty eksploatacyjne oraz wydatki na ubezpieczenie?
Dyrektor KIS w wydanej we wrześniu br indywidulanej interpretacji zgodził się. Jak stwierdził, „prawidłowe jest Pana stanowisko, zgodnie z którym (w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych) nie występują ograniczenia co do liczby lub rodzaju posiadanych w przedsiębiorstwie pojazdów, z wyjątkiem ograniczeń wynikających z ogólnych warunków, jakie musi spełniać dany wydatek, by mógł zostać uznany za koszt działalności gospodarczej. Natomiast Pan jako korzystający, do kosztów uzyskania przychodów będzie mógł zaliczyć część odsetkową opłaty leasingowej, odpisy amortyzacyjne, wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu oraz składki na ubezpieczenia komunikacyjne - jeżeli z umowy leasingu wynika obowiązek ich płacenia przez Pana. Z powyższych względów Pana stanowisko uznano za prawidłowe. Końcowo – z uwagi na treść zadanego pytania (wyznaczającego zakres żądania) – należy zastrzec, że ocenie interpretacyjnej organu została poddana wyłącznie kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z drugim leasingowanym samochodem na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W szczególności nie dokonano oceny dotyczącej możliwości dokonywania odliczeń na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.”