Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży niejednokrotnie zmuszeni są do wystawienia faktury korygującej. Kwestią sprawiającą problem jest moment jej rozliczenia. Na gruncie podatku VAT decydujące znaczenia ma to, czy w wyniku wystawienia faktury korygującej zwiększa się ("in plus") czy zmniejsza ("in minus") zobowiązanie względem urzędu.
W niniejszym artykule omówimy ważne zmiany od 1.1.2021 roku w zakresie faktur korygujących „in minus” a także możliwość – pod pewnymi warunkami – przedłużenia do 31.12.2021 roku zasad obowiązujących do końca 2020 roku.
Od 1.1.2021 roku ustawodawca wprowadził bowiem pakiet „slim VAT”, który co do zasady miał uprościć zasady korygowania faktur, ale w praktyce zmiana przepisów może powodować więcej problemów: Eksperci nie mają wątpliwości, że nowe wymogi w wielu przypadkach wydłużają termin rozliczenia korekty. Słowem, utrudniają sprzedawcom obniżenie podstawy opodatkowania i należnego VAT.
Jak było do końca 2020 roku:
Bardzo prosto: w przypadku korekty in minus, prawo do jej rozliczenia było uzależnione od tego, kiedy nabywca otrzyma korektę. Dodatkowo w ustawie o VAT, a dokładnie art. 29a ust. 13, wskazane zostało, iż możliwe jest zmniejszenie podstawy opodatkowania faktury pierwotnej (korygowanej) w okresie jej ujęcia w ewidencjach, pod warunkiem, że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT (25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym) otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Gdy otrzymał je w terminie późniejszym, rozliczenia należało dokonać za okres, w którym to potwierdzenie otrzymał. Stawiając wymóg posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, ustawodawca nie precyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać tego potwierdzenia. Oznaczało to, że mogło ono mieć dowolną formę. Istotne było jedynie, aby pozwalało na jednoznaczne stwierdzenie, że konkretny nabywca otrzymał adresowaną do niego fakturę korygującą i określenie daty jej otrzymania. Zatem sprzedawca w dacie otrzymania faktury „in minus” przez klienta, obniżał VAT należny.
Od 1.1.2021 roku:
Od 1 stycznia 2021 r. uległy zmianie zasady rozliczania faktur korygujących „in minus”. Moment rozliczenia takich korekt nie jest już uzależniony od uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, a od posiadania stosownej dokumentacji, uzgadniającej warunki korekty:
przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego mogą być zawarte w umowach, aneksach do umów, porozumieniach, korespondencji mailowej, innych dokumentach (w tym np. letters of understanding), ale też w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji. W tego typu przypadkach uzgodnienie stanowi wspomniany fakt przystąpienia do czynności stanowiący wyraz zgody na treść dokumentu.
Uzgodnienia mogą wynikać m.in. z niesatysfakcjonującej jakości realizacji świadczenia, strategii handlowej realizowanej przez sprzedawcę lub zwrotu części nabytych produktów przez nabywcę.
Mogą to być również ustalenia ustne (telefoniczne), jak i domniemana akceptacja warunków przez obie strony transakcji. W obu tych przypadkach należy jednak mieć na uwadze, że ciężar dowodu związanego z udokumentowaniem podjętego uzgodnienia spoczywa zawsze na sprzedawcy.
Za uzgodnienie może zostać uznany zwrot na rzecz sprzedawcy partii towarów, albo przelew kontrahenta z odpowiednim opisem transakcji (o ile nie wystąpią inne dokumenty).
Przykłady takich uzgodnień:
Zwrotu partii towarów – Za moment uzgodnienia warunków należy uznać moment zaakceptowania regulaminu zwrotów towarów przez nabywcę (tj. przy nawiązaniu współpracy ze sprzedawcą lub w momencie akceptacji obowiązującej wersji regulaminu, jeżeli zmiana w tym zakresie została dokonana w trakcie trwającej współpracy). Momentem spełnienia uzgodnionych warunków będzie dzień przekazania towarów sprzedawcy i w tym okresie rozliczeniowym nabywca powinien dokonać korekty.
Zwrot zaliczki za niezrealizowaną dostawę (właściwie opisany i przywołany nr zamówienia) – Momentem spełnienia uzgodnionych warunków potwierdzenie otrzymania przez nabywcę zwrotu zapłaty, (jeżeli strony nie zawarły żadnych dodatkowych umów).
Rabat wynikający z umowy ramowej za przekroczenie obrotu – uzgodnieniem będzie umowa ramowa i dokumentacja, z której wynika przekroczenie obrotu, natomiast spełnienie warunku do udzielenia rabatu należy uznać za dokonane wraz z upływem ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. U sprzedawcy prawo do obniżenia podstawy opodatkowania przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono tę fakturę korygującą. Nabywca będzie obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego w okresie, w którym spełnione zostały warunki na dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania. Otrzymanie faktury korygującej po upływie tego okresu nie wpływa na moment korekty podatku naliczonego.
Przyznanie skonta – może wynikać z umowy ramowej, ogólnych warunków lub adnotacji na fakturze. Spełnieniem uzgodnionych warunków i okresem do korekty VAT naliczonego będzie dokonanie zapłaty przez nabywcę w terminie wskazanym w warunkach skonta. Jednocześnie w związku z zasadą ujmowania podatku naliczonego również w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych (przez podatników rozliczających VAT w okresach miesięcznych) podatnik może dokonać odliczenia z uwzględnieniem pomniejszenia o kwotę skonta w kolejnych miesiącach.
Błąd w fakturze pierwotnej – W związku z tym, że podstawą dokonania pomniejszenia podstawy opodatkowania jest błąd w cenie wskazanej na fakturze pierwotnej spełnieniem warunków do korekty jest już samo stwierdzenie pomyłki w cenie. Ponieważ nabywca może nie mieć świadomości o zaistniałej pomyłce konieczne pozostaje oczekiwanie z korektą na uzgodnienie z nabywcą warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego, które może mieć formę korespondencji mailowej. Obowiązek korekty VAT naliczonego nastąpi w rozliczeniu za okres otrzymania potwierdzenia przez nabywcę, faktu wystąpienia pomyłki na fakturze pierwotnej.
Więcej przykładów można znaleźć w projekcie objaśnień w tym linku na gov.pl
Nowe zasady dotyczące rozliczenia faktury korygującej in minus odnoszą się do wszystkich faktur korygujących in minus wystawionych po 31 grudnia 2020 r. – niezależnie od tego, czy uzgodnienie warunków korekty oraz ich spełnienie (i dokumentacja to potwierdzająca) odnosić się będzie do transakcji dokonanych w przeszłości lub sama ta dokumentacja została sporządzona w przeszłości czy tych, które dopiero zostaną odpowiednio, dokonane lub sporządzone.
Przepisy przejściowe – możliwe stare zasady w 2021 roku (tylko do 31.12.2021 r.)
Podatnicy do końca 2021 r. w odniesieniu do faktur korygujących in minus wystawionych od 1 stycznia 2021 r. mogą wybrać stosowanie zasad dotychczasowych, obowiązujących do 31 grudnia 2020 r. Jest to możliwe pod warunkiem, że wybór stosowania tych (dotychczasowych) zasad zostanie uzgodniony na piśmie (może być drogą elektroniczną) pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi, a ich nabywcą, przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w roku 2021 r.
Wzór takiego porozumienia przekazujemy poniżej: