Zmiany w Kodeksie Pracy nakładają na pracodawcę dodatkowe obowiązki informacyjne od 26 kwietnia 2023 r.
Jednym z nich jest obowiązek informowania pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu oraz wolnych stanowiskach pracy. Ustawa nie wskazuje sposobu, w jaki należy to robić. Jest mowa, że należy to robić w sposób ustalony u pracodawcy. Przepis ma służyć transparentności w firmach w kwestii równego traktowania w zatrudnieniu pracowników.
Znaczącą zmianą jest rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia. Przed wejściem w życie zmian w tym dokumencie pracownik otrzymywał informację o:
obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,
obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.
Dodatkowo, gdy pracodawca zatrudnia poniżej 50 pracowników i nie jest przez to objętym obowiązkiem tworzenia regulaminów, musiał zawrzeć informację o:
porze nocnej,
miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Od 26 kwietnia 2023 oprócz wymienionych wyżej informacji, pracodawca musi wskazać w takiej informacji:
obowiązujący dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy – proporcjonalnie do etatu
przysługujące przerwy w pracy - dotąd była 1 przerwa 15-minutowa przy co najmniej 6 godzinach pracy na dobę. Nowe przepisy wprowadzają kolejne dwie przerwy 15-minutowe wliczane do czasu pracy: powyżej 9 godzin pracy i powyżej 16 godzin pracy, np.: jeżeli pracownik pracuje do 12 godzin na dobę, to wtedy ma prawo do dwóch 15-minutowych przerw, które wliczane są do czasu pracy.
zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią – tu właściwie można zacytować przepisy, ale jeśli pracodawca płaci inaczej za nadgodziny, więcej niż Kodeks Pracy to przewiduje, to powinien to w tym punkcie ująć
zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę – jeśli w firmie nie ma pracy na zmiany, to oczywiście ten punkt można usunąć lub napisać, że nie dotyczy.
zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – ten punkt nie dotyczy oczywiście sytuacji, gdy pracownik ma wskazane tylko jedne miejsce wykonywania pracy. Natomiast gdy są co najmniej dwa miejsca pracy, to w tym punkcie wskazuje się sposób przemieszczania, np. komunikacją miejską. Warto dopisać, by była to najbardziej optymalna i najkrótsza droga
inne niż określone składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe – mogą to być premie, wynagrodzenie chorobowe, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej itp.
wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego – w tym punkcie pracodawca musi wskazać, jaki jeszcze płatny urlop się należy, np. dodatkowe 10 dni urlopu dla pracowników niepełnosprawnych czy urlop szkoleniowy
obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość okresów wypowiedzenia oraz termin odwołania się do sądu pracy;
prawo do szkoleń, w szczególności ogólne zasady polityki szkoleniowej pracodawcy – jeżeli takiej polityki nie ma w firmie, to należy o tym również poinformować. Natomiast należy tu wpisać również, że pracodawca zapewnia szkolenia BHP, szkolenia przeciwpożarowe czy szkolenie z pierwszej pomocy
układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty
nazwa instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy – w tym miejscu należy wpisać: Zakład Ubezpieczeń Społecznych
informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę – w tym miejscu pracodawca wskazuje nazwę instytucji, do której odprowadza wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Nową informację o warunkach zatrudnienia należy wręczyć pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia go do pracy. Można to zrobić w wersji papierowej lub elektronicznej. Ważne, by pracodawca miał dowód, że przekazał ten dokument. Nie trzeba aktualizować informacji pracownikom, którzy zostali zatrudnieni przed nowelizacją przepisów. Natomiast taki pracownik ma prawo złożyć wniosek (pisemnie lub elektronicznie) o wydanie mu zaktualizowanej informacji według nowych przepisów. Pracodawca wtedy jest zobowiązany w ciągu 3 miesięcy od otrzymania wniosku przekazać pracownikowi taką informację.
Jeśli jakieś informacje ulegną zmianie w trakcie zatrudnienia, to pracodawca jest zobowiązany do zaktualizowania ich i wręczenia pracownikowi najpóźniej w dniu, od którego dana zmiana obowiązuje. Pracodawca, który zaniedba wydawanie w terminie informacji o warunkach zatrudnienia lub nie będzie ich aktualizować, czy dokument ten będzie zawierał błędy, to musi się liczyć ze sankcjami. Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła ukarać za to mandatem w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Warto przeanalizować wzór nowej informacji o warunkach zatrudnienia i dostosować go do swojej firmy, a także zadbać o to, by każdy z nowych pracowników otrzymywał zindywidualizowaną informację.