Od 12 marca 2022 obowiązuje specustawa, której zadaniem jest ułatwienie legalizacji pobytu w Polsce oraz zatrudnienie obywateli z Ukrainy Przepisy dotyczą Ukraińców, którzy przybyli do Polski w okresie od 24 lutego 2022. Obecnie w specustawie mowa jest o Ukraińcach, którzy przybyli na terytorium Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi. Specustawa w obecnym kształcie wyklucza stosowanie jej przepisów do Ukraińców, którzy przybyli do Polski z innego kraju niż Ukraina, ale obecnie toczą się prace nad nowelizacją przepisów tak, by objęła ona również pozostałych Ukraińców, którzy uciekając przed wojną nie przekroczyli bezpośrednio granicy polsko-ukraińskiej.
Specustawa ułatwia zatrudnienie Ukraińców na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jeżeli pobyt w Polsce Ukraińca uznaje się za legalny, to Pracodawca/ Zleceniodawca może zatrudnić taką osobę. Wystarczy w ciągu 14 dni od zatrudnienia powiadomić powiatowy urząd pracy o powierzeniu wykonywania pracy. Należy to zrobić elektronicznie tutaj.
Jest to jedynie formalność, należy jednak pamiętać o tym, że pracownik ukraiński musi otrzymywać co najmniej obowiązujące wynagrodzenie minimalne. Pracownik z Ukrainy zatrudniony na podstawie zgłoszenia do powiatowego urzędu pracy może zmienić pracodawcę – w okresie 18 miesięcy (licząc od 24 lutego 2022) może pracować na podstawie ogólnego dostępu do rynku pracy dla obywateli Ukrainy. Jedynie przed zatrudnieniem należy sprawdzić, czy pobyt w Polsce jest legalny. Małżonek obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego, jest również objęty specustawą na takich samych zasadach jak obywatel Ukrainy.
W zakresie legalności pobytu, to każdy Ukrainiec, który przekroczył granicę polsko-ukraińską w okresie od 24 lutego 2022 powinien mieć stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży, umieszczony przez polską Straż Graniczną. Jest to potwierdzenie legalnego przekroczenia granicy oraz daty, kiedy to przekroczenie nastąpiło. Oznacza to korzystanie z czasowej ochrony, czyli legalizuje pobyt na terenie Polski przez okres 18 miesięcy od daty 24 lutego 2022. Należy pamiętać, że te 18 miesięcy liczy się zawsze od 24 lutego 2022, nawet jeżeli przekroczenie granicy nastąpiło później, czyli zgodnie ze specustawą pobyt jest legalny do 23 sierpnia 2023 roku.
Jeżeli jednak przekroczenie granicy nie zostało z różnych względów zarejestrowane, to taka osoba powinna ubiegać się o PESEL (ma na to 60 dni od przekroczenia granicy). Nadanie numeru PESEL zalegalizuje pobyt w Polsce.
Numer PESEL nie jest potrzebny przy zatrudnianiu Ukraińca, jeżeli ma on potwierdzenie przekroczenia granicy polsko-ukraińskiej w okresie od 24.02.2022 r. Urząd Pracy nie wymaga wpisania numeru PESEL w powiadomieniu o zatrudnieniu, wystarczy numer paszportu. Można też zgłosić do ZUS, jeżeli Ukrainiec posiada tylko paszport. Natomiast warto, by w trakcie zatrudnienia taka osoba uzyskała numer PESEL, bo będzie on niezbędny do przesłania na koniec roku PIT-11 do urzędu skarbowego. Poza tym uzyska prawo do różnych świadczeń (300 zł na start, świadczenia rodzinne itp.) czy ułatwi założenie konta bankowego, zapisanie dziecka do szkoły itp.
Osoba ubiegająca się o numer PESEL musi wypełnić wniosek (może to też zrobić urzędnik na podstawie danych przekazanych przez wnioskodawcę), a następnie złożyć go w dowolnym urzędzie gminy na terytorium Polski.
Jeżeli obywatela Ukrainy nie obejmuje specustawa, bo np. przekroczył granicę przed 24 lutego 2022, to można go zatrudnić na dotychczasowych zasadach, czyli składając oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Jeżeli jednak takie osoby nie mają na chwile obecną tytułu pobytowego ale przed 24 lutego 2022 rozpoczęły procedurę uzyskania takiego tytułu, to ich pobyt w Polsce jest legalny od dnia złożenia wniosku o:
udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy
przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej
udzielenie zezwolenia na pobyt stały i zgody na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej
do dnia, w którym ta decyzja zostanie formalnie wydana. Wojewoda umieszcza w dokumencie podróży odcisk stempla, który potwierdza złożenie takiego wniosku i to już daje prawo do legalnego pobytu i zatrudnienia według nowych zasad.
Jeżeli ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie wizy krajowej lub zezwolenia na pobyt czasowy przypada w okresie od 24 lutego 2022 roku, okres ważności tych tytułów pobytowych ulega przedłużeniu do 31 grudnia 2022 roku.
Jeżeli ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce przypada w okresie od 24 lutego 2022 roku, a pobyt ten rozpoczął się przed tym dniem, jego pobyt uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy:
na podstawie wizy Schengen wydanej przez organ polski
na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen
na podstawie dokumentu pobytowego, o którym mowa w artykule 1 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 wydanego przez inne państwo obszaru Schengen, albo innego dokumentu pobytowego wydanego przez organ tego państwa, uprawniającego do podróży po terytorium innych państw obszaru Schengen
w ramach ruchu bezwizowego
Jeżeli ostatni dzień okresu ważności:
kart pobytu
polskich dokumentów tożsamości obywatela Ukrainy
dokumentów „zgoda na pobyt tolerowany”
– wydanych obywatelom Ukrainy – przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku, ulega on przedłużeniu o 18 miesięcy.
Jeżeli obywatel Ukrainy pracował legalnie w Polsce przed 24 lutego 2022, to nie musi dopełniać żadnych formalności, by móc dalej pracować.
Jeżeli Pracodawca chce zatrudnić obywatela Ukrainy, a nie ma żadnego kandydata, to może zgłosić swoją ofertę do powiatowego urzędu pracy. W formularzu należy napisać, że oferta skierowana jest do obywateli Ukrainy i wtedy urząd pracy w pierwszej kolejności skieruje ofertę do tej grupy osób.
============AKTUALIZACJA:
Zgodnie z zapowiedziami znowelizowano specustawę tak, aby obejmowała ona również Ukraińców i ich małżonków, którzy w związku z wojną przybyli do Polski z innych krajów. Ustawa weszła w życie w dniu ogłoszenia, czyli w sobotę 26 marca 2022 r. ale z mocą od 24 lutego 2022 roku. W ten sposób wszystkie rodzaje wsparcia oraz ułatwienie procedury zatrudniania, które dotąd dotyczyły Ukraińców bezpośrednio przekraczających polsko-ukraińską granicę, objęły teraz wszystkich obywateli Ukrainy uciekających przed wojną w okresie od 24 lutego 2022 r.